Principal y sus compañías subsidiarias o afiliadas están sujetas a varias leyes y reglamentos contra el lavado de dinero (antilavado de dinero o ALD), correspondientes al negocio específico y la jurisdicción en donde opera la compañía. Por ejemplo, dentro de los Estados Unidos, Principal y sus subsidiarias estadounidenses están sujetas a la Bank Secrecy Act (Ley sobre secretos en el sector bancario), la cual incorpora a la USA PATRIOT Act (Ley PATRIOTA de EE.UU). Esta política responde a la necesidad de crear consciencia en Principal y sus subsidiarias o afiliadas para cumplir con todas las leyes y reglamentos que correspondan, incluyendo las políticas y procedimientos de identificación de clientes y conocer al cliente (Know Your Customer o KYC, por sus siglas en inglés).

Principal ha creado esta política AML como parte de su Programa corporativo de compliance y ética para ayudar a detectar transacciones que puedan involucrar lavado de dinero, financiamiento a terroristas u otras actividades ilícitas, además de proporcionar recursos para denunciar las situaciones que se presenten, de conformidad con las leyes correspondientes. Asimismo, esta política nos ayuda a garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios y a mantener nuestras prácticas de negocio éticas.

Las compañías de Principal están sujetas a varias leyes y reglamentos AML, estas varían según la naturaleza del negocio y el país en el que cada compañía esté ubicada o realice sus actividades de negocio. Todas las entidades de Principal ubicadas fuera de los Estados Unidos deben cumplir con todos los requisitos de las leyes y reglamentos de las jurisdicciones relevantes que correspondan a su negocio, incluyendo las leyes estadounidenses pertinentes.

El(la) director(a) ejecutivo(a) de compliance y ética (CECO) de Principal monitorea y apoya el cumplimiento de la política e informa regularmente a la alta gerencia, incluyendo el comité de auditoría del Board of Directors. El director corporativo de compliance e investigaciones de delitos financieros (y su personal) brindan apoyo al CECO en sus labores.

Aunque las leyes AML de cada jurisdicción podrían ser diferentes, Principal tiene la expectativa de que si la jurisdicción requiere que la entidad legal tenga un programa AML, dicho programa tendrá los siguientes elementos en común, diseñados conforme a los requisitos jurisdiccionales locales:

• Todas las disposiciones reglamentarias pertinentes deben estar incluidas en un programa AML escrito y aprobado por uno o más integrantes de la alta gerencia o el Board of Directors. El ejecutivo AML o el ejecutivo de denuncias de lavado de dinero (MLRO, por sus siglas en inglés) encargados de crear e implementar el programa AML no deben ser quienes aprueban su propio programa para garantizar la separación de deberes. Todos los procesos relacionados con el programa AML se deben plasmar por escrito en políticas y procedimientos.
• Un ejecutivo AML o MLRO calificado debe supervisar el programa AML, conforme a los reglamentos locales.
• Se impartirá una capacitación AML pertinente a los colaboradores apropiados conforme a las expectativas reglamentarias locales.
• El programa AML se evaluará independientemente de manera periódica, conforme a las expectativas reglamentarias locales.
• Se diseñarán e implementarán procesos para:
  • Establecer una creencia razonable de que la subsidiaria de Principal conoce la verdadera identidad de los clientes.
  • Establecer una creencia razonable de que la subsidiaria de Principal conoce la verdadera identidad de los titulares beneficiarios máximos de clientes que son personas jurídicas, según los requisitos reglamentarios locales.
  • Determinar (donde sea apropiado) que la subsidiaria de Principal conoce la naturaleza y finalidad de la cuenta/póliza/vínculo contractual del cliente.
  • Determinar (donde sea apropiado) las fuentes de fondos que se destinarán a la cuenta/póliza/contrato del cliente.
  • Identificar clientes que presenten mayor riesgo (por ejemplo: personas extranjeras políticamente expuestas) y hacer la diligencia debida y monitoreo adicional pertinente de estos clientes.
  • Identificar y denunciar, mediante formularios adecuados para la jurisdicción, actividades o transacciones sospechosas.
• El programa AML debe incorporar o cotejar las políticas y procedimientos adecuados de cumplimiento normativo de sanciones. Como mínimo, el programa AML debe hacer un cotejo con la política corporativa.

Actualmente, los MLRO o ejecutivos AML de cada una de las entidades tienen la obligación de tener un programa AML, en consulta con los contactos del área legal y de compliance según sea necesario, han creado e implementado programas AML individualizados para abordar los riesgos y reglamentos específicos del negocio y la base de clientes de cada entidad. El programa AML de cada entidad ha sido aprobado por el Board of Directors o la alta gerencia de cada entidad o por el organismo pertinente según lo exijan los reglamentos correspondientes. Estos programas se actualizarán según sea necesario y cualquier cambio sustancial a estos hará que se vuelvan a someter a revisión y aprobación por parte de las personas, juntas o comités de supervisión apropiados.

Los colaboradores y representantes de la compañía tienen la obligación de denunciar cualquier conducta o transacciones sospechosas, según sea apropiado para su jurisdicción o industria, a su ejecutivo AML o MLRO designado. El MLRO o ejecutivo AML designado determinará las medidas apropiadas y hará denuncias según corresponda. Si los colaboradores y representantes de la compañía no están seguros de cómo comunicarse con su MLRO o ejecutivo AML, deben escalar el problema con su contacto del área legal o contacto local de compliance.

Los MLRO o ejecutivos AML son responsables de lo siguiente:

• Elaborar y corregir las políticas o programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero para jurisdicciones locales o entidades legales específicas.
• Obtener y documentar las aprobaciones adecuadas de las políticas y programas para jurisdicciones locales o entidades legales específicas de parte de la alta gerencia o el Board of Directors con la frecuencia que cumpla la expectativa de los entes reglamentarios pertinentes.
• Colaborar y comunicar a la alta gerencia, el área de compliance legal, o el Board of Directors, cualquier asunto sustancial de AML y cambios reglamentarios que afecten a la entidad legal o jurisdicción local en un formulario establecido y con la frecuencia que cumpla la expectativa de los entes reglamentarios pertinentes.
• Desarrollar e implementar los procedimientos apropiados de compliance diseñados para lograr una supervisión, monitoreo y procesos de prueba adecuados dentro de las políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en jurisdicciones locales o entidades legales específicas.
• Consultar con las unidades de negocio apropiadas para garantizar que sus procedimientos estén diseñados eficazmente para cumplir con los reglamentos empresariales, locales y de la jurisdicción y que cumplan los objetivos de los programas/políticas contra el lavado de dinero y sobre sanciones específicos para entidades legales.
• Redactar y presentar informes reglamentarios adecuados para la jurisdicción, incluyendo informes de transacciones sospechosas (STR, por sus siglas en inglés) e informes de actividades sospechosas (SAR, por sus siglas en inglés).
• Garantizar que se prepare e imparta una capacitación apropiada a colaboradores y representantes de la compañía.
• Asegurar que las políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en jurisdicciones locales o entidades legales específicas se sometan a pruebas independientes de conformidad con las expectativas reglamentarias.

La alta gerencia y el Board of Directors son responsables de:

• Revisar y aprobar las políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en jurisdicciones locales o entidades legales específicas.
• Proporcionar supervisión y recursos adecuados necesarios para fomentar la implementación efectiva de las políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en sus negocios.
  • Cada subsidiaria de Principal se podrá regir de manera distinta y un Board of Directors pudiera desempeñar un rol parcial (por ejemplo: supervisar pero sin aportar recursos porque este rol se ha delegado a la alta gerencia) o ningún rol en absoluto.

Todos los colaboradores y representantes de la compañía tienen la responsabilidad de conocer y cumplir todas las políticas y procedimientos correspondientes contra el lavado de dinero y de sanciones. Todos deben:

• Conocer las políticas sobre sanciones/OFAC y contra el lavado de dinero de la empresa.
• Conocer las políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en jurisdicciones locales o entidades legales específicas del lugar donde se esté realizando la actividad comercial.
• Saber sobre los procedimientos AML y de sanciones para su zona o unidad de negocio incluyendo:
  • Procedimientos relacionados con la identificación, verificación y debida diligencia (por ejemplo: Conocer al cliente, diligencia debida con el cliente, programas de identificación del cliente, etc.) para poder abrir nuevas cuentas/pólizas, contratos y prestar servicio a las cuentas/pólizas/contratos existentes.
  • Procedimientos relacionados con la identificación, manejo y escalamiento de actividades potencialmente sospechosas que pudieran exigir especial atención, tener requisitos sobre cómo hacer denuncias o necesitar la aprobación de un líder, como las transacciones en efectivo o equivalentes a efectivo (giros bancarios, cheques de caja, transferencias bancarias) o ciertas transacciones internacionales.
  • Procedimientos pertinentes relacionados con cualquier otra faceta de sus políticas y programas sobre sanciones y contra el lavado de dinero en jurisdicciones locales o entidades legales específicas que requieran la realización de tareas operativas en la unidad de negocios, informes o escalamiento, a fin de que las políticas AML y de OFAC/sanciones puedan operar en práctica.
• Saber cómo identificar, escalar y denunciar conductas o transacciones potencialmente sospechosas o de alerta a sus MLRO y ejecutivos AML.
• Mantener estricta confidencialidad sobre los STR o SAR que se hayan preparado o presentado y no revelar ningún aspecto (incluso la existencia de la denuncia en sí) sobre dichas denuncias al cliente o al sujeto de las denuncias. Esto incluye limitar la información sobre dichas denuncias solo a colaboradores que deban conocer la información por motivos de trabajo (por ejemplo: información de compliance pertinente al negocio o contactos legales).