¿Se deberían digitalizar los documentos financieros?
Más y más personas están optando por almacenar los registros financieros en formato digital, desde escanear recibos importantes y almacenarlos en el computador de casa hasta tener acceso a los estados de cuenta financieros a través de un registro electrónico solamente.
La posibilidad de usar menos papel y las posibles desventajas del robo cibernético pueden entusiasmar y pesar cuando se trata de almacenar registros financieros en la Internet.
Afortunadamente, existen claras opciones para el manejo de documentos y asegurar que cuentas con lo que necesitas para dar seguimiento a tus ahorros para el retiro, salvaguardar tus transacciones financieras y acceder a tu plan patrimonial.
Estas normas básicas pueden ayudarte a decidir cuándo digitalizar documentos y cuándo guardar copias en papel.
La inversión, el retiro y los registros bancarios
Una manera de abordar el manejo de documentos, tanto en papel como en formato digital, es confirmando si la institución emisora cuenta con un sistema de almacenamiento más seguro que el tuyo.
"La tecnología y los procedimientos de seguridad generalmente van a ofrecer mejor resguardo del que se tiene con un computador personal”, indica Stanley Poorman, un profesional financiero con Principal®.
Además, la mayoría de los estados de cuenta son un componente permanente de tu cuenta bancaria, lo que significa que tienes acceso a estos a través de una aplicación o en línea. “Estos son ejemplos perfectos del tipo de almacenamiento que no debe preocuparte y una manera de ahorrar papel”, afirma Poorman.
¿Digital o papel? Digital y ni siquiera necesitas tener una copia en tu computador personal. Sin embargo, incluye instrucciones en tu plan patrimonial (ver abajo) de cómo acceder a estos documentos en caso de ser necesario.
Recibos
Muchas personas ya no detallan las deducciones, lo que a su vez impacta en la necesidad de guardar cualquier recibo, incluso las versiones en formato digital. “Muchas veces ni siquiera llegas al detalle en tus declaraciones”, dice Poorman.
¿Digital o papel? Tal vez ninguno de los dos. Una vez que confirmes que las transacciones corresponden con tus estados financieros, puedes desecharlas. Si tienes dudas, toma una foto o escanea el recibo, pero confirma que no incluya datos personales como el número de la tarjeta de crédito.
Registros fiscales
Guardar una copia en formato digital o impresa de las declaraciones de impuestos depende. “Preparo mi declaración de impuestos con un servicio en línea y ahí se almacenan todas las declaraciones anteriores”, dice Poorman. “Diría que es más un asunto de preferencias personales. Las imprimo porque me gusta tener algunas cosas en papel, pero el servicio puede guardar las copias por ti”.
Alguien que prepare declaraciones de impuestos pudiera depender del papel, pero la fuerte tendencia hacia archivos electrónicos muy probablemente signifique que estés firmando (y ellos estén almacenando) las declaraciones en formato digital. De ser el caso, indaga sobre la seguridad de esos archivos. “¿Para qué dedicar espacio personal de almacenamiento de datos para guardar información que está almacenada en otro lugar y con mayor seguridad?”, pregunta Poorman.
Si eres tú quien prepara las declaraciones de impuestos, almacénalas en formato digital o copia impresa durante siete años y procura tener fácil acceso a estas. El almacenamiento en formato digital debe incluir autenticación de dos factores, computador y red protegidos por contraseñas para la detección de ciberdelicuentes o estar en un dispositivo de almacenamiento portátil encriptado que tengas a buen resguardo (por ej.: no en la gaveta de cosas desechables).
¿Digital o papel? Depende de tu método de elaboración; si es en formato digital, proporciona instrucciones de acceso con tu plan patrimonial.
Plan patrimonial
A diferencia de otros documentos financieros de importancia, los documentos legales que conforman el plan patrimonial tradicionalmente debe estar impresos en papel. “Cada estado tiene sus propios requisitos cuando se trata de testigos, notarías y hasta el color de la tinta”, señala Poorman. Aunque puedes retener una copia digital, “nunca puedes deshacerte de los originales”, indica.
Si estás organizando el archivo del plan patrimonial considera incluir una lista que documente todo lo digitalizado, como inversiones y cuentas bancarias, incluye los nombres de las cuentas, los números de cuenta, la información de contacto y del beneficiario. “La información del beneficiario es difícil de localizar cuando se tiene en formato digital”, afirma Poorman.
¿Digital o papel? Reten los originales de todos los documentos del plan patrimonial. Si digitalizas ciertos elementos, como una lista de beneficiarios, proporciona a personas de confianza la manera de acceder a estos.
Pasos siguientes
¿Has actualizado la información de tus beneficiarios? Ingresa en tu cuenta de Principal para revisar esta información clave y el progreso de tus ahorros para el retiro. ¿Estás ingresando por primera vez? Crea una cuenta.
El tema de esta comunicación es solo para propósitos educativos y se provee con el entendimiento de que Principal® no está prestando consejo legal, de contabilidad, de inversiones ni de impuestos. Consulta con un abogado o un profesional financiero y otros asesores sobre todo lo relacionado con las obligaciones y requisitos legales, fiscales, de inversión o de contabilidad.
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